Ưu điểm của Outlook là gì? Cách cài outlook trên máy tính
Outlook là gì? Có những ưu điểm nào khi sử dụng Outlook? Cách cài outlook trên máy tính như thế nào?… Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu nhiều hơn về Outlook.
Outlook là gì?
Đây là phần mềm được Microsoft ban hành với các công cụ để quản lý thông tin cá nhân như: Lịch, email, công việc quản lý, ghi chú, tạp chí, trình duyệt web…
Phần mềm Outlook có thể được sử dụng giống như ứng dụng dùng riêng một mình hoặc kết hợp làm việc với các ứng dụng khác cho nhiều người dùng trong cùng một tổ chức như chia sẻ các hộp thư, lịch biểu, tiến hành trao đổi thư mục công cộng hoặc lịch trình cuộc họp…
Tuy nhiên Microsoft Outlook không được sử dụng miễn phí nên nếu có nhu cầu sử dụng sẽ cần mua phiên bản hoặc trả cước.
Ưu điểm của Microsoft Outlook
Hiện nay Outlook được sử dụng khá phổ biến bởi phần mềm này có rất nhiều ưu điểm như:
Không gian mở, tốc độ truy cập nhanh
Tính năng Email của phần mềm Outlook được nhiều người dùng sử dụng vì có tốc độ truy cập nhanh và không giới hạn không gian lưu trữ. Bên cạnh đó những email sẽ được sắp xếp theo dung lượng và thời gian nhận, gửi từ đó sẽ dễ dàng để tra cứu lại khi cần thiết.
Phần mềm Outlook giúp gửi mail có đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, SkypeDrive hoặc có thể khôi phục cả những email đã xóa trong khoảng thời gian cho phép kể cả khi bạn đã thực hiện xóa email trong thùng rác.
Có khả năng bảo mật và chống spam cao
Nhờ các thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể nên Outlook có tính bảo mật và khả năng chống spam cao. Người dùng có thể tránh khỏi các spam mail do khởi tạo địa chỉ email dùng một lần cho các hoạt động gửi email hoặc email Marketing.
Outlook cũng có thể tạo hoặc xóa các địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời dễ dàng và đơn giản nhất.
Kết nối đa dạng
Trên thực tế hiện nay Outlook có tích hợp cùng nhiều trang mạng xã hội được nhiều người sử dụng như: Facebook, Twitter hay LinkedIn… Như vậy giúp cho người dùng email có thể sử dụng các email để kiểm tra những lượt lướt kênh mạng xã hội đó. Ngoài ra Outlook còn có tích hợp với cả Skype và người dùng hoàn toàn có thể trò chuyện thông qua Skype.
Phần mềm Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS nên người dùng hoàn toàn có thể sáng tạo những bức thư của mình trước khi gửi đi để trông hấp dẫn, sinh động, tạo ấn tượng tốt hơn. Outlook còn có tính năng phân nhóm thư đến và lọc riêng nhóm thư của cá nhân hay của doanh nghiệp.
Hướng dẫn cài đặt outlook trên máy tính cho người mới
Những người mới sử dụng Outlook sẽ thực hiện cài đặt phần mềm và sử dụng theo cách dưới đây:
Cách cài Outlook trên máy tính
Trước tiên cần cài đặt Outlook về máy tính và sau đó sẽ thực hiện cài đặt và thiết lập tài khoản Outlook từ đó sẽ bắt đầu tạo danh bạ, dùng lịch làm việc tương tự với các tác vụ của phần mềm Outlook.
Sau đó Outlook sẽ yêu cầu bạn cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu hầu hết như vậy sẽ là đủ tuy nhiên quá trình thiết lập tự động không thực hiện thành công thì bạn sẽ cần cung cấp thêm một số các thông tin như tên máy chủ thư của bạn, trong trường hợp không có thông tin này nhà cung cấp email sẽ thực hiện cho bạn những thông tin này.
Chú ý trường hợp bạn thêm một tài khoản email khác vào Outlook bạn chọn Tệp > Thêm Tài khoản sau đó khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động nhé.
Xem thêm:
- Chia sẻ các cách mở âm thanh trên máy tính nhanh và đơn giản nhất
- Hướng dẫn cách chụp ảnh màn hình máy tính dễ thực hiện
Cách tạo thư email mới
Từ bất cứ thư mục nào để tạo thành email mới bạn lựa chọn mục Email mới và sau đó tạo ra một thông điệp Email bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + M.
Cách trả lời thư hoặc chuyển tiếp email
Ở phần ngăn đọc hoặc tại phần trên của ruy băng bạn nhấn tiếp chọn Trả lời hoặc trả lời tất cả hay chuyển tiếp.
Trong hộp Đến lựa chọn gửi Cc hoặc Bcc bằng cách:
- Đối với trường hợp muốn thêm người nhận lựa chọn bấm vào hộp thích hợp và nhập thêm tên người nhận.
- Trường hợp muốn loại bỏ tên người nhận thực hiện bấm vào hộp thích hợp rồi lựa chọn tên người nhận và nhấn phím Delete.
Cách lên lịch cuộc họp
Để thực hiện lên lịch một cuộc họp ở phần mềm Outlook thì trong thư mục Lịch, bạn chọn Cuộc họp Mới.
Nếu muốn tạo yêu cầu họp mới từ bất cứ thư mục nào trong Outlook bạn cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Q.
Cách cài đặt Email trên outlook 2016
Cách cài đặt Email trên Outlook 2016 nhanh chóng và đơn giản nhất, tuy nhiên đầu tiên người dùng cần chuẩn bị:
– Trước tiên bạn cần chắc chắn đã tải phần mềm Outlook phiên bản 2016 về thiết bị của mình
– Có sẵn địa chỉ trang web (domain)
– Email và mật khẩu của Email đó
– Thông tin POP3/IMAP và SMTP từ nhà cung cấp dịch vụ mail.
Đối với người lần đầu cài đặt email trên outlook 2016
- Bước 1: Mở sẵn phần mềm Outlook trên máy tính.
- Bước 2: Thực hiện mở tiếp giao diện Add an Email Account nhấn chọn Yes sau đó bấm tiếp Next
- Bước 3: Tại giao diện Add New Account chọn Manually configure server settings or additional server types tiếp tục thực hiện bấm Next.
- Bước 4: Trong giao diện Choose Service bạn bấm chọn POP or IMAC tiếp tục thực hiện bấm tiếp Next.
- Bước 5: Tiến hành cài đặt tài khoản POP and IMAP, tiếp tục thực hiện chọn More setting
- Bước 6: Sau khi chọn More Setting tiến hành chọn tab Outgoing Server.
- Bước 7: Chọn tab Advanced và cài đặt sau đó bấm OK để hoàn thành cài đặt
- Bước 8: Để kiểm tra sau khi cài đặt xong chọn Test Account Setting để kiểm tra và tiếp tục thực hiện bấm Next
Khi đã hoàn thành xong tất cả các bước ở trên phần mềm Outlook sẽ tự chạy khởi động lại và đã hoàn tất việc cài đặt Email xong.
Đối với người đã kết nối từ trước cài đặt email trên outlook 2016
- Bước 1: Mở sẵn phần mềm Outlook trên máy tính.
- Bước 2: Trong màn hình làm việc của Outlook thực hiện nhấn chọn File ở phía bên góc trái của màn hình.
- Bước 3: Tiếp tục chọn Info sau đó chọn + Add Account
- Bước 4: Click chọn New, lúc này màn hình máy tính sẽ hiển thị giao diện Auto Account Setup. Từ bước này bạn thực hiện hoàn toàn giống từ bước 3 với cách cài đặt email đối với người mới cài đặt email lần đầu
Hy vọng với những thông tin hướng dẫn bạn cách cài Outlook trên máy tính và các cách sử dụng Outlook đơn giản nhất ở trên sẽ giúp bạn đọc biết cách cài đặt email trên Outlook nhanh chóng hơn.